Die Kunst der gezielten Recherche und Analyse
Vor der Bewerbung auf eine öffentliche Ausschreibung gilt es, die Anforderungen, den Umfang und die Vorgaben der Ausschreibung sorgfältig zu studieren. Es ist wichtig, sich mit den Details des Projekts vertraut zu machen, um eine erfolgreiche Bewerbung einzureichen. Öffentliche Ausschreibungen sind rechtlich vorgesehen.
Aus gutem Grund. Aber dennoch will der ein oder andere Auftraggeber sich gar nicht von seinem bisherigen Dienstleister trennen oder hat bereits im Vorfeld eine Evaluation durchgeführt. Daher sind leider ein sehr großer Teil öffentlicher Ausschreibungen bereits entschieden, bevor sie offiziell “ausgeschrieben” werden.
Achte auf sehr spezifische Anforderungsprofile, die evtl. nur auf einen oder wenige Dienstleister zugeschnitten sind. Auch bestimmte geforderte Expertisen können Indikator für eine Wunschbeauftragung sein. Sehr kurze Fristen, unspezifische Antworten auf Bieterfragen sind weitere Indikatoren, ob es sich lohnt, an einer Ausschreibung teilzunehmen.
Der Schlüssel zum Erfolg: Die Bedürfnisse des Auftraggebers wirklich verstehen
Eine erfolgreiche Bewerbung erfordert ein überzeugendes Angebot, das die Bedürfnisse des Kunden erfüllt. Voraussetzung: Sei klar darüber, was dein Gegenüber sich konkret wünscht. Daher stelle immer konkrete Bieterfragen, um anhand der Antworten festzustellen, wie viel Fachwissen vorliegt, wie intensiv die Ausschreibung im Vorfeld erarbeitet wurde und ob die Vergabestelle wirklich ernsthaft an möglichst vielen Angeboten interessiert ist.
Bist du mit den Antworten fachlich zufrieden, orientiere dich immer an der Struktur der Ausschreibungsunterlagen. So machst du es den Bewertern einfacher, zeigst auf, dass du dich auf deren Gliederung einlässt und zeigst, dass deine Agentur die Anforderungen des Kunden versteht und in der Lage ist, sie effektiv zu erfüllen.
Eigentlich selbstverständlich, oder? Ein starkes Angebot erstellen das der Bewertungsmatrix folgt
Das Angebot selbst sollte präzise, klar und gut strukturiert sein und alle erforderlichen Informationen und Dokumente enthalten. Dabei ist die zugrunde gelegte Bewertungsmatrix entscheidend. Denn sie bestimmt die mögliche Punktzahl, die ausschlaggebend für die Zuschlagserteilung ist. Fließt der Preis mit mehr als 50% in die Bewertung ein, kann von der Ausschreibung bereits Abstand genommen werden. Sind die anderen Bewertungskriterien auffällig verteilt hinsichtlich Referenzen, Zertifikaten und anderen Nachweisen, ist zumindest Vorsicht geboten. Und da letztendlich immer der Preis mit mindestens 30% die Entscheidung prägt, biete verbindlich nur das an, was auch gefordert ist. Alles weitere sind Extras und verteuern nur dein Angebot.
Überzeugen durch Erfahrung: Referenzen gezielt einsetzen und so punkten
Referenzen von zufriedenen Kunden oder Projekten der Agentur, die Erfahrung und Fachwissen auf dem Gebiet der Ausschreibung vermitteln, helfen, das Vertrauen des Kunden zu gewinnen. Doch Vorsicht: Deine Referenzen werden in vielen Fällen auch geprüft. Daher gib nur die Referenzen an, die einem kritischen Nachfragen auch standhalten. Und auch die Referenzen sind Indikator für die Ernsthaftigkeit einer Ausschreibung: Werden sehr spezifische Referenzen verlangt und davon auch noch mehr als zwei je Bereich, dann darfst du wieder stutzig werden.
Pitch-Perfect: Beeindrucken und überzeugen
Du hast es geschafft! Deine Agentur hat eine Einladung zum Pitch erhalten, und nun gilt es, ein überzeugendes Pitch-Deck zu erstellen. Plane unbedingt ausreichend Zeit und Ressourcen dafür ein. Niemand will seine wertvolle Zeit in einer schlecht vorbereiteten Präsentation verbringen. Nutze nie das volle Zeitfenster einer Präsentation, sondern nimm dir mehr Zeit für gezielte Rückfragen. Stelle Forderungen an den Auftraggeber und zeige somit dein aktives Interesse an einer funktionierenden Partnerschaft. Und es sollte eine Selbstverständlichkeit sein: Lass das Team präsentieren, das auch den Kunden betreuen würde. Denn im Pitch entscheidet der Bauch und nicht der Kopf!
Sicherlich gibt es noch zahlreiche weitere Aspekte, die wir in unserer kurzen Aufzählung nicht berücksichtigt haben. Insbesondere für die Agenturen, die mit der Teilnahme an einer öffentlichen Ausschreibung Neuland betreten, ist uns ein Hinweis aber noch wichtig:
Selbstverständlich kann es auch sinnvoll sein, sich von Experten beraten zu lassen. Ein erfahrener Berater kann helfen, die Ausschreibung zu verstehen und ein Angebot zu erstellen, das den Anforderungen des Kunden entspricht. Zudem sollte ein Berater helfen, Fehler zu vermeiden und so die Chancen auf den Zuschlag signifikant zu verbessern.
