Was sind eigentlich Erwartungen?

Laut dem Oxford Handbook of Positive Psychology (2009) sind Erwartungen „mentale Repräsentationen von zukünftigen Ereignissen, Situationen oder Ergebnissen, die auf vorherigen Erfahrungen, Annahmen oder Überzeugungen basieren. Sie beeinflussen die Wahrnehmung, das Verhalten und die Emotionen einer Person, indem sie als Rahmen dienen, durch den Ereignisse interpretiert und Erfahrungen verarbeitet werden."

Erwartungen sind somit Vorstellungen oder Wünsche darüber, wie sich Ereignisse entwickeln oder wie sich Menschen verhalten sollen. Sie sind das Ergebnis unserer Vergangenheit, unserer Annahmen und Überzeugungen, die unsere Wahrnehmung, unser Verhalten und sogar unsere Emotionen beeinflussen. Sie sagen uns, wie wir denken, dass Dinge ablaufen sollten, und wenn die Realität nicht mitspielt, kann das zu einer gehörigen Portion Enttäuschung führen.

Die Erwartungsfallen und ihre Folgen

Wenn die Erwartungen nicht klar definiert sind, führt dies vor allem zu Verwirrung über Rollen und Verantwortlichkeiten, was die Qualität der Beziehung und des Ergebnisses gefährdet. Ohne eine klare Kommunikation, die auch eine eindeutige Dokumentation einschließt, können Erwartungen auslegungsfähig sein. Häufige Resultate: Mangel an Motivation, ein Gefühl der Ziellosigkeit, Missverständnisse und Frustrationen, da die Geschäftspartner nicht verstehen, wie ihre Bemühungen zu den Gesamtzielen der Zusammenarbeit beitragen sollen. Klingt nicht gerade nach dem Rezept für eine erfolgreiche Zusammenarbeit, oder? Oder anders ausgedrückt, wer will schon in einem Boot sitzen, das irgendwohin treibt, ohne zu wissen, wohin? Kurz- als auch langfristig ist so ein Scheitern der Geschäftspartnerschaft vorprogrammiert.

Es gibt verschiedene Arten von Erwartungen, die es zu klären gilt: Zielstellung, Art und Weise der Leistungserbringung und Zusammenarbeit, Informationsweitergabe, sind nur einige Aspekte, die zu Beginn einer angestrebten Geschäftspartnerschaft adressiert werden sollten. In der Realität werden diese Erwartungen jedoch oft nicht ausgesprochen oder verhandelt, stattdessen werden sie stillschweigend angenommen. Aber das ist wie auf einer Party zu sein und zu hoffen, dass jemand deine Gedanken liest – es funktioniert einfach nicht.

Die drei Erwartungsfallen: Keine Kommunikation, vage Erwartungen, unrealistische Vorstellungen

Schaut man sich die Praxis an, so fallen drei unterschiedliche Umgangsweisen mit Erwartungen auf:

Es werden keine Erwartungen kommuniziert. Getreu dem Credo, alles kann, nichts muss, wird mit allen Mitteln versucht, keine Erwartungen zu adressieren.

Es werden nur vage Erwartungen kommuniziert. Beide oder einer der Agenturpartner kommunizieren die wechselseitigen Erwartungen nicht eindeutig.

Es werden völlig unrealistische Erwartungen kommuniziert. Beide oder einer der Agenturpartner formulieren Erwartungen, die von der jeweils anderen Partei nicht erfüllt werden können, zumeist weil diese zu ambitioniert sind.

Aber was steckt eigentlich dahinter, dass Erwartungen nicht ehrlich und transparent kommuniziert werden. Hier die wesentlichen Gründe:

1. Angst: Oft fürchten sich die Parteien davor, ihre Erwartungen klar zu kommunizieren, weil sie befürchten, dass dies zu Konflikten oder Ablehnung führen könnte. Sie möchten nicht als zu anspruchsvoll oder konfrontativ wahrgenommen werden und halten daher ihre Erwartungen zurück.
2. Ungewissheit über eigene Erwartungen: Die Parteien haben einfach noch keine klaren Ziele oder Vorstellungen entwickelt, und das macht es schwierig, ihre Erwartungen klar zu kommunizieren.
3. Mangel an Kommunikationsfähigkeiten: Einige Menschen haben Schwierigkeiten damit, ihre Bedürfnisse und Erwartungen effektiv zu kommunizieren. Sie fühlen sich möglicherweise unwohl dabei, ihre Gedanken und Wünsche klar auszudrücken oder haben Angst vor Missverständnissen.
4. Druck von außen: Faktoren wie Zeitdruck oder finanzielle Zwänge können dazu führen, dass die Parteien versuchen, sich schnell auf eine Vereinbarung zu einigen, ohne die Details gründlich zu besprechen.

Schau doch einmal selbst, ob dir eine Situation einfällt, in der es dir schwer fiel, deine Erwartungen offenzulegen und überlege, welche der genannten Gründe dabei eine Rolle gespielt haben.

Wie sollte man aber nun mit Erwartungen bei der Etablierung einer neuen Geschäftsbeziehung umgehen?

Es sollte der Grundsatz gelten, dass die Festlegung von Erwartungen ein gemeinschaftlicher Prozess sein sollte. Nichtsdestotrotz sollten die potenziellen Geschäftspartner auch unabhängig voneinander vorab Klarheit gewinnen, wie ihre individuellen Erwartungshaltungen aussehen. 

Von der Theorie zur Praxis: Wie sieht das Vorgehen idealerweise aus?

Beide Parteien sind in der Lage, ihre Vorstellungen von einer idealen Kollaboration zu benennen. 
Hierbei kann die Beantwortung der nachfolgenden Fragen für mehr Klarheit sorgen:

• Was ist die persönliche Motivation für die Zusammenarbeit?
• Welche konkreten Ziele sollen durch die Kollaboration erreicht werden?
• Was sind die Erwartungen an die Rollen und Verantwortlichkeiten?
• Welche konkreten Aufgaben und Verantwortlichkeiten sollen von jeder Agentur übernommen werden?
• Gibt es klare Zuständigkeiten und Entscheidungswege?
• Welche finanziellen und personellen Ressourcen stehen für die Zusammenarbeit zur Verfügung?
• Sind zusätzliche Ressourcen erforderlich, um die Ziele der Zusammenarbeit zu erreichen?
• Welche Kommunikationskanäle werden genutzt, um in Kontakt zu bleiben und Informationen auszutauschen?
• Gibt es regelmäßige Meetings oder Berichterstattungen, um den Fortschritt zu überprüfen?
• Sind Schulungen oder Ressourcen erforderlich, um die Zusammenarbeit zu erleichtern?
• Wie werden Konflikte gelöst? Gibt es einen Eskalationsplan, falls Probleme auftreten?
•  Wie werden Erfolge gemessen und bewertet? Welche KPIs werden verwendet, um den Erfolg der Zusammenarbeit zu messen?
• Wie häufig wird die Qualität der Zusammenarbeit gemessen, und wie werden Ergebnisse kommuniziert?
• Welche rechtlichen Aspekte müssen berücksichtigt werden? Gibt es rechtliche Vereinbarungen oder Verträge, die die Zusammenarbeit regeln?
• Sind geistiges Eigentum, Vertraulichkeit und Haftung angemessen geschützt?

Unser Tipp: Nimm dir ausreichend Zeit, um deine eigenen Erwartungen zu checken! Was ist dir wirklich wichtig? Welche Erwartungen sind absolut unverhandelbar, und wo könntest du vielleicht etwas flexibler sein? Es ist wie beim Packen für eine Reise: Du entscheidest, welche Essentials in deinen Koffer müssen und bei welchen Dingen du vielleicht Platz für spontane Souvenirs lassen möchtest. 

Wenn beide Parteien dann ihre Erwartungen austauschen, ist es ratsam, dass sie mit folgender inneren Haltung in das Gespräch gehen:

Ich kommuniziere meine Erwartungen offen und ehrlich, denn nur so kann Vertrauen entstehen.
Ich höre aktiv zu, denn ich bin neugierig auf die Erwartungen des anderen.
Ich vermeide eine zu rasche Beurteilung der Erwartungen des anderen, denn es gibt keine richtigen und falschen Erwartungen.

Beim Austausch miteinander geht es darum, herauszufinden, ob der potenzielle Geschäftspartner der richtige Match für dich ist. Wie beim Online- Dating willst du wissen, ob ihr auf derselben Wellenlänge surft. Also frag dich: "Kann der potenzielle Match meinen Erwartungen entsprechen?" Und noch wichtiger: "Will der potenzielle Match überhaupt meinen Erwartungen entsprechen?" Denn wenn es nicht passt, ist es vielleicht an der Zeit, weiterzuswipen! 

Erwartungen, auf die sich später gemeinsam geeinigt wurde, sollten unbedingt dokumentiert werden. 
Die Verschriftlichung bringt eine Vielzahl von positiven Effekten mit sich:

Klarheit, Präzision und Transparenz: Verschriftlichte Erwartungen definieren klare Richtlinien und reduzieren Interpretationsspielräume. Sie ermöglichen es, spezifische Details festzuhalten, wie Zeitrahmen, Ressourcen und Zuständigkeiten.

Effektives Kommunikationsmittel: Schriftlich festgehaltene Erwartungen fördern einen offenen Dialog und erleichtern den Informationsaustausch zwischen den Parteien.

Konfliktprävention und verbesserte Zusammenarbeit: Die klare Definition und Kommunikation von Erwartungen verhindert potenzielle Konflikte und fördert eine effiziente Zusammenarbeit, indem sie als Leitfaden für gemeinsame Ziele dient.

In der Arbeit von MATCH2B zeigt sich immer wieder, dass Klarheit und Transparenz in Bezug auf Erwartungen den Grundstein für erfolgreiche Agenturpartnerschaften legen. Daher verwenden wir einen Großteil unserer Beratungsarbeit - gerade zu Beginn des Matching-Prozesses - darauf, diese gemeinsam mit unseren Kunden zu definieren. Insbesondere mit unserem Beratungsmodul FIRST FIT adressieren wir die Erwartungen der Matching-Partner sehr ausführlich.

Quelle: Snyder, C. R., & Lopez, S. J. (2009). Oxford Handbook of Positive Psychology. Oxford University Press.